اسناد مالکیت معارض و دعاوی ابطال آنها

هیأت نظارت

یکی از مراجع مهم برای رسیدگی به اختلافات و اشتباهات ثبتی نظارت است، اعضاء هیأت نظارت متشکل است از دو نفر قاضی و مدیر کل ثبت استان یا معاون و یا کفیل ثبت استان و قضات عضو هیأت نظارت از طرف رئیس قوه قضائیه انتخاب می‏شوند و باید قاضی دادگاه تجدید نظر مرکز استان باشند و هیأت نظارت یک عضو علی البدل هم دارد که ممکن است از کارمندان ثبت یا قضات دادگستری باشد به هر حال اعضاء هیأت نظارت در حالت عادی
دارای 2 عضو قضایی و یک عضو ثبتی است ولی ممکن است به علت مأموریت یا معذوریت یا مرخصی یکی از اعضای هیأت متشکل از سه نفر قاضی باشد یا دو نفر ثبتی و یک نفر قاضی باشد هیأت نظارت هر استان در اداره کل ثبت استان تشکیل جلسه می‏دهند و در هر هفته دو جلسه دارند و به اختلافات و اشتباهات ثبتی حوزه قضایی همان استان رسیدگی می‏نمایند.

صلاحیت و وظایف هیأت نظارت

هرگاه در اجرای مقررات ماده 11 ق - ث از جهت پذیرفتن تقاضای ثبت اختلافی بین اشخاص و اداره ثبت واقع شود و یا اشتباهی تولید گردد و یا در تصرف اشخاص تزاحم و تعارض باشد رفع اختلافات و تعیین تکلیف و یا ابطال و یا اصلاح درخواست ثبت با هیأت نظارت است.
بند 1 ماده 3 آیین‏نامه اجرایی رسیدگی اسناد مالکیت معارض می‏گوید: هرگاه از جهت پذیرفتن تقاضای ثبت بین اشخاص و اداره ثبت اختلاف حاصل شود یا در تصرف اشخاص تزاحم و تعارض باشد باید کلیه مدارک طرفین اخذ و با تعیین وقت مناسب آن‏ها را برای معاینه محلی به وسیله اخطار دعوت نمود و متذکر شوند که اولاً عدم حضور هر یک از طرفین مانع رسیدگی نخواهد بود ثانیاً هر یک از طرفین می‏توانند تا قبل از وقت رسیدگی برای ملاحظه و اطلاع از مدارک تسلیمی طرف دیگر به اداره ثبت مراجعه نمایند، و سپس در وقت مقرر با معاینه و تحقیق محلی نسبت به تصرفات آن‏ها رسیدگی و مراتب و صورتمجلس و اظهارات طرفین و حاضرین را در آن قید و به امضاء حضار رسانیده چگونگی را با ارسال سوابق اظهارنظر صریح خود مبنی بر این که چه شخصی متصرف است و تصرفات به چه نوعی می‏باشد به هیأت نظارت گزارش نماید پس ممکن است که اختلافات بین اداره ثبت و متقاضی ثبت باشد و ممکن است اختلافات بین خود متقاضیان باشد، فرضاً شخصی درخواست ثبت یک قطعه باغی را از اداره ثبت به نام خود می‏نماید و اداره ثبت مدارک و تصرفات متقاضی را کافی نمی‏داند به عبارت دیگر متقاضی خود را ذی‏حق و مالک می‏پندارد ولی اداره ثبت متقاضی را مالک نمی‏داند در این صورت مرجع رفع اختلافات هیأت نظارت است و یا این که شخص به عنوان این که ملکی را در تصرف دارد درخواست ثبت آن پلاک را می‏نماید و دیگری هم سند عادی خریداری از متصرف را در اختیار دارد و تقاضای ثبت آن را می‏نماید و برای اداره مشکل است که تشخیص دهد در این خصوص کدام یک ذی‏حق می‏باشند لذا مراتب با رعایت تشریفات قانونی به اداره کل ثبت استان جهت طرح در هیأت نظارت منعکس می‏گردد رأی صادره از سوی هیأت نظارت در این مورد قابل تجدیدنظر در شورای عالی ثبت می‏باشد جهت بهتر مشخص شدن موضوع دو نمونه از آراء شورای عالی ثبت را در این خصوص عنوان می‏کنیم:
در دفتر توزیع ملکی به نام موقوفه معرفی شد سپس آقای (ح) با تسلیم یک برگ استشهادیه محلی به عنوان مالک تقاضای ثبت آن را کرد در تحقیقات محلی راجع به تصرف متقاضی عده‏ای از شهود گواهی بر مالکیت
آقای (ح) دادند و تعدادی گواهی دادند که وقف می‏باشد شورای عالی ثبت این چنین رأی صادر نمود»با سابقه معرفی ملک به عنوان وقف و مراتبی که در گزارش قید شده است قبول تقاضای ثبت از اداره اوقاف اشکالی ندارد و ذی‏نفع می‏تواند از حق اعتراض استفاده کند می‏دانیم که دفتر توزیع اظهارنامه یکی از دفاتر قانونی ادارات ثبت است که پس از انتشار آگهی ماده 9 و 10 ق - ث نماینده و ارزیاب ثبت از محل وقوع ملک بازدید نموده‏اند و با تحقیقات محلی و پرسش از معتمدان و معمرین مالک هر پلاکی را مشخص و نام مالک و شماره پلاک و نوع ملک او را در دفتر توزیع اظهارنامه قید و سپس اظهارنامه را به مالک یا قائم مقام او تسلیم نموده که پس از تکمیل به اداره ثبت عودت دهد معمولاً ادارات ثبت در مورد ذکر شده فوق از کسی که ملک در دفتر توزیع به نامش معرفی شده پذیرش ثبت می‏نماید و شورای عالی ثبت هم این رویه را تأیید نموده است.

آقای (م) در تاریخ 2/8/60 با تسلیم یک برگ استشهاد محلی درخواست ثبت پلاک 644/240 اصلی را نمود در تاریخ 7/8/60 جریان ثبتی پلاک فوق از شعبه بایگانی استعلام و شعبه بایگانی اعلام کرد که شماره یاد شده در دفتر توزیع اظهارنامه به نام زینب دختر سیدحسن به عنوان باغ و به وزن 60 من معرفی شده است طی شماره 10299 مورخه 7/8/60 نظریه ادارات منابع طبیعی، کشاورزی هیأت 7 نفره خواسته شده اداره کشاورزی به تاریخ 18/9/60 در پاسخ اعلام داشته که پلاک مورد نظر مشمول مقررات اصلاحات ارضی نبوده و پذیرش ثبت اشکالی ندارد. هیأت 7 نفری قبول ثبت را بلامانع اعلام داشته، منابع طبیعی مورد را مشمول قانون ملی شدن جنگل‏ها و مراتع ندانسته است در تاریخ 17/9/60 شخص دیگری به نام (ع) با تسلیم استشهاد محلی درخواست ثبت همین پلاک را نموده و در تاریخ 16/1/61 به نماینده ثبت مأموریت معاینه محل داده شده، قبل از تاریخ 16/1/61 طی اخطاری به متقاضیان اعلام شده که در روز 16/1/61 نماینده به محل مراجعه می‏نماید چنان‏چه مدارکی دال بر مالکیت خود در اختیار دارید به نماینده ارائه نمایید اخطاریه از طریق پاسگاه نیروهای انتظامی به متقاضیان ابلاغ واقعی شده نماینده ثبت در روز مقرر جهت معاینه و تحقیقات به محل وقوع ملک عزیمت و گزارش داده که پلاک مورد بازدید برابر دفتر توزیع به نام زینب دختر سید حسن معرفی و برابر دفتر آمار مجهول است و زینب آن را به آقای (آ) فروخته شخصی اخیرالذکر فوت شده و وراث او ملک را به آقای (غ) یکی از متقاضیان منتقل نموده‏اند و آقای (غ) باغ مذکور را به آقای (م) احد از متقاضیان انتقال قطعی داده است و تصرفات آقای (م) را گواهان محلی و نماینده ثبت تأیید نموده‏اند.
صورتمجلس احراز تصرف و تحقیقات محلی و مدارک ابزاری متقاضیان در تاریخ 15/2/61 به ثبت استان مربوطه ارسال در تاریخ 19/5/62 هیأت نظارت به شرح زیر مبادرت به صدور رأی می‏نماید. برابر گزارشات 19/1/61 و 31/1/61 و 8/4/61 و 24/4/61 ثبت... آقای (م) نسبت به شش‏دانگ یک قطعه باغ پلاک 644/240 اصلی با تقدیم یک برگ استشهاد محلی درخواست ثبت می‏نماید که اداره منابع طبیعی و اداره کشاورزی و هیأت واگذاری زمین در پاسخ استعلام اداره ثبت قبول درخواست ثبت را بلااشکال تشخیص می‏دهند و نیز آقای (غ) با تقدیم یک برگ استشهاد محلی درخواست قبول ثبت پلاک فوق را به نام خود می‏نماید که در اجرای بند 1 ماده 3 آیین‏نامه اسناد مالکیت معارض با تعیین وقت قبلی و اخطار به طرفین نماینده به محل اعزام و برابر صورتمجلس مورخ 16/1/61 تنظیم تعدادی شهود به عنوان این که پلاک مزبور که در دفتر توزیع به نام زینب معرفی شده به آقای (آ) منتقل شده که نامبرده فوت و ورثه وی سهم الارث را به آقای (غ) واگذار نموده و خریدار اخیرالذکر طبق سند انتقال عادی به
آقای (م) منتقل نمودهاست و تصرفات آقای (م) را تأیید نموده‏اند که به علت اعتراض به صورتمجلس تحقیق محلی مذکور از طرف آقای (غ) مجدداً نماینده در تاریخ 30/3/61 به محل عزیمت و برابر صورتمجلس تحقیق محلی مراتب صورتمجلس قبلی مورد تأیید قرار گرفته به محل عزیمت و برابر صورتمجلس تحقیق محلی مراتب صورتمجلس قبلی مورد تأیید قرار گرفته و ثبت... نیز تصرفات مالکانه آقای (م) را گواهی کرده است لذا هیأت با توجه به گزارشات و مدارک و شهادت شود مبنی بر تصرفات به شرح فوق مقرر می‏دارد که ثبت محل نسبت به قبول ثبت از آقای (م) اقدام و تاریخ انتشار آگهی نوبتی و مدت اعتراض را به آقای (غ) ابلاغ تا چنان‏چه به اعتراض خود باقی است در موعد مقرر نیز به تسلیم اعتراض جهت رسیدگی قضایی اقدام نماید این رأی طبق بند 1 ماده 25 اصلاحی ق - ث صادر و برابر تبصره 5 از ماده مذکور با الصاق در تابلو اعلانات ثبت محل ابلاغ و قابل تجدیدنظر در شورای عالی ثبت می‏باشد.
آقای (غ) در موعد قانونی اعتراض می‏دهد پرونده طی شماره 6732 مورخه 4/7/61 به ثبت استان و در تاریخ 8/7/61 از ثبت استان به دبیرخانه شورای عالی ثبت ارسال می‏گردد. اداره کل امور املاک طی شماره 2697/م مورخه 7/12/61 به ثبت محل اعلام می‏دارد موضوع اعتراض آقای (غ) نسبت به رأی هیأت نظارت در جلسات اول و چهارم اسفند 61 شورا مطرح و به شرح ذیل منتهی به صدور رأی گردید که جهت اجرا به آن اداره ابلاغ می‏گردد (با ملاحظه محتویات پرونده و گزارش جریان امر و با توجه به مواد 35 و 36 و 37 ق - م و این که متصرف فعلی اقرار کرده که باغ مورد نزاع سابقاً مال مدعی او بوده و در این صورت نامبرده نمی‏تواند برای رد ادعای مالکیت شخص مزبور به تصرف خود استناد کند مگر این که ثابت نماید که ملک به ناقل صحیح به او منتقل شده است که بر طبق ماده 47 و 48 ق - ث ملک به ناقل صحیح به او منتقل نشده است بنابراین قبول درخواست ثبت باغ پلاک... از آقای (م) مجوز قانونی نداشته است و اما پس از قبول ثبت آقای (غ) و انتشار آگهی نوبتی هر ذی‏نفعی می‏تواند به درخواست ثبت مزبور در مدت قانونی اعتراض نماید.
ثبت محل اظهارنامه به نام آقای (غ) تنظیم و سپس مبادرت به انتشار آگهی نوبتی می‏نماید در موعد قانونی اعتراض می‏رسد که اعتراض به دادگاه ارسال می‏شود دادگاه صلح با توجه به ماده 47 و 48 ق - ث مدرک مورد استناد معترض را قابل پذیرش در دادگاه ندانسته قرار رد دادخواست صادر می‏نماید در اثر اعتراض پرونده در دادگاه حقوقی مطرح می‏گردد و در تاریخ 21/10/62 دادگاه حقوقی به علت این که احکام صادره دادگاه صلحتا 000/100 ریال غیر قابل تجدیدنظر و فرجام است قرار رد دعوی و عدم استماع صادر می‏نماید.

هیأت نظارت تا قبل از ثبت ملک در دفتر املاک صلاحیت رسیدگی و اظهار نظر در خصوص اختلاف در تصرف را دارد، در صورتی که ماده 24 ق - ث می‏گوید: پس از انقضای مدت اعتراض دعوی این که در ضمن جریان ثبت تضییع حقی از کسی شده پذیرفته نخواهد شد... و مدت اعتراض هم 90 روز از تاریخ نشر اولین آگهی نوبتی است عدم استماع دعوی پس از 90 روز از لحاظ رسیدگی دادگاه است ولی هیأت نظارت پس از مهلت قانونی حق رسیدگی و اظهارنظر را دارد و صلاحیت آن را دارد که چنان‏چه ثبت ملک خلاف قانون باشد اصلاح یا ابطال نماید.
فرضاً اگر بعد از قبول ثبت شخص مدعی مالکیت مورد ثبت باشد و اعلام نماید که در پذیرش ثبت اشتباهی رخ داده مرجع رفع اختلاف در چنین موردی هیأت نظارت است.
برابر بند 2 ماده 3 آیین‏نامه رسیدگی به اسناد مالکیت معارض و هیأت نظارت (در مواردی که بعد از قبول درخواست ثبت دیگری مدعی شود که در پذیرفتن تقاضا اشتباه شده و متقاضی ثبت متصرف مورد تقاضا نبوده و مدعی تصرف حین تقاضا شود باید مقدمتاً مدارک مدعی را مطالبه و چگونگی را ضمن ارسال کلیه سوابق و اظهارنظر خود به این که ادعای مدعی با توجه به سوابق مقرون به واقع به نظر می‏رسد یا نه، به ثبت استان گزارش نمایند ثبت استان چنان‏چه با توجه به سوابق امر تحقیق محلی را لازم بداند دستور مقتضی به واحد مربوطه خواهد داد و در این صورت واحد مزبور باید با تعیین وقت مناسب طرفین را برای معاینه محل و تحقیقات محلی دعوت و در اخطار مربوطه متذکر شود که اولاً عدم حضور مانع رسیدگی نخواهد بود ثانیاً هر یک از طرفین می‏توانند برای ملاحظه و اطلاع از مدارک تسلیمی طرف دیگر تا قبل از وقت رسیدگی به اداره ثبت مراجعه نمایند در وقت مقرر با معاینه محلی و تحقیق از شهود و مجاورین باید معلوم نمایند که ملک مورد ادعا حین تقاضای ثبت در تصرف مالکانه چه شخصی بوده و در موقع رسیدگی در تصرف کیست و مراتب را در صورتمجلس قید و اظهارات شهود و طرفین را نیز ذکر و به امضاء شهود و افراد ذی‏نفع رسانده و سپس گزارش جریان را با اظهارنظر صریح تهیه و به ضمیمه کلیه سوابق برای طرح در هیأت نظارت ارسال دارند) برابر بند 9 ماده 3 آیین‏نامه رسیدگی به اسناد مالکیت معارض چنان‏چه ملکی که تقاضای ثبت شده کلاً یا جزاً مبنی بر اشتباه پذیرفته شده باشد باید در گزارش تصریح شود که متقاضی یا قائم مقام او حاضر به استرداد مورد تقاضا و یا تمکین یا صلح مورد اشتباه هست یا نه؟
گزارش فوق باید به ثبت استان ارسال گردد که در هیأت نظارت مطرح نماید و اداره ثبت باید مطابق رأی صادره نسبت به پیگیری موضوع اقدام نماید البته صلاحیت هیأت نظارت در موارد فوق تا وقتی است که ملک ثبت دفتر املاک نشده باشد پس از ثبت ملک در دفتر املاک هیأت نظارت صلاحیت صدور رأی در مورد این که سند اصلاح شود یا ابطال گردد ندارد، رونوشت رأی صادره به مدت 20 روز در تابلو اعلانات ثبت محل الصاق و از تاریخ الصاق ظرف 20 روز معترض حق اعتراض به رأی دارد در صورت وصول اعتراض سوابق امر و پرونده به دبیرخانه شورای عالی ثبت ارسال می‏گردد

2 اختلافات در مورد حدود و صلاحیت هیأت نظارت در این مورد

برابر تبصره الحاقی 20/2/56 به ماده 20 ق - ث در صورتی که اعتراض به حدود از طرف غیرمجاور به عمل آید یا معترض مجاور با حدود تعیین شده در صورت مجلس تحدیدی سند مالکیت بگیرد یا به موجب سند رسمی از اعتراض خود بدون قید و شرط صرف نظر کند واحد ثبتی مربوطه نظر خود را در بی‏اثر بودن اعتراض به معترض ابلاغ می‏نماید و معترض می‏تواند ظرف ده روز از تاریخ ابلاغ نظر مزبور به هیأت نظارت شکایت نماید رأی نظارت قطعی است و اگر اقامتگاه معترض معلوم نباشد نظر واحد ثبتی یک نوبت در روزنامه‏ای که برای آگهی‏های ثبتی تعیین شده منتشر می‏گردد و معترض می‏تواند ظرف 10 روز از تاریخ انتشار آگهی به هیأت نظارت شکایت نماید.
اشتباهات ثبتی
الف) اشتباهات قبل از ثبت دفتر املاک:
طبق بند 2 ماده 25 اصلاحی ق - ث (هرگاه هیأت نظارت تشخیص دهد که در جریان مقدماتی ثبت املاک اشتباه مؤثر واقع شده و آن اشتباه و همچنین عملیات بعدی که اشتباه مزبور در آن مؤثر بوده ابطال و جریان ثبت طبق مقررات تجدید یا تکمیل یا اصلاح می‏گردد) صلاحیت هیأت نظارت در این خصوص تا وقتی است که ملک در دفتر املاک ثبت نشده باشد و پس از آن اختیارات محدود می‏شود فرضاً اگر آگهی نوبتی ملکی اشتباه
منتشر شده یا عملیات تحدیدی برابر مقررات انجام نشده باشد مرجع صالح در این مورد هیأت نظارت می‏باشد و اداره ثبت باید برابر رأی صادره از سوی هیأت نظارت نسبت به پیگیری جریان ثبتی اقدام نماید چون اشتباهات مؤثر و غیرمؤثر در عملیات ثبتی اغلب یکنواخت است اختیارات هیأت نظارت در این خصوص به رؤسای واحدهای ثبتی تفویض شده که چنان‏چه مورد اشتباه برابر اختیارات تفویضی بود رئیس واحد ثبتی رأساً اتخاذ تصمیم نماید تا جریان ثبتی سریع‏تر انجام پذیرد لذا اشتباهات مؤثر و غیرمؤثر در مورد آگهی‏های نوبتی و تحدیدی و عملیات تحدید در قسمتهای مربوطه قبلاً بیان شده است.
ب) اشتباهات ثبتی بعد از ثبت ملک در دفتر املاک:
طبق بند 3 ماده 25 اصلاحی ق - ث (هرگاه در موقع ثبت ملک یا ثبت انتقالات بعدی صرفاً به علّت عدم توجه و دقت نویسنده سند مالکیت و یا دفتر املاک اشتباه قلمی رخ دهد و همچنین در صورتی که ثبت دفتر املاک مخالف یا مغایر سند رسمی یا حکم نهایی دادگاه باشد هیأت نظارت پس از رسیدگی و احراز وقوع اشتباه دستور اصلاح ثبت دفتر املاک و سند مالکیت را صادر خواهد کرد) و برابر بند 4 ماده 25 اصلاحی ق - ث (اشتباهاتی که قبل از ثبت ملک در جریان عملیات مقدماتی ثبت پیش آمده و موقع ثبت ملک در دفتر املاک مورد توجه قرار نگرفته بعداً اداره ثبت به آن متوجه گردد در هیأت نظارت مطرح می‏شود و در صورتی که پس از رسیدگی وقوع اشتباه محرز و مسلم تشخیص گردد و اصلاح اشتباه به حق کسی خلل نرساند هیأت نظارت دستور رفع اشتباه و اصلاح آن را صادر می‏نماید و در صورتی که اصلاح مزبور خللی به حق کسی برساند به شخص ذی‏نفع اخطار می‏شود که می‏تواند به دادگاه مراجعه نماید و اداره ثبت دستور رفع اشتباه یا اصلاح آن را پس از تعیین تکلیف نهایی در دادگاه صادر
خواهد نمود.)
چنانچه اشتباهی در ملک ثبت شده در دفتر املاک رخ دهد مرجع رسیدگی به اشتباه هیأت نظارت است مشروط بر این که رأی هیأت نظارت باعث تضییع حق کسی نشود در غیر این صورت به واحد ثبتی اعلام می‏دارد که متقاضی رسیدگی می‏تواند به دادگاه صالحه مراجعه نماید چون هیأت نظارت یک مرجع رسیدگی اداری است و رسیدگی به مسائل حقوقی باید در مراجع قضایی انجام پذیرد بنابراین چنان‏چه هیأت نظارت تشخیص دهد که اشتباهی رخ داده و ملک هم ثبت دفتر املاک گردیده اگر اقدام به رفع اشتباه باعث تضییع حق غیر نشود دستور رفع اشتباه و دستور اصلاح سند مالکیت و دفتر املاک را صادر می‏کند و چنان‏چه اشتباه برای هیأت نظارت مشخص باشد ولی اقدام به رفع اشتباه باعث خللی در حق غیر می‏شود باید کسی که خود را ذی‏حق می‏داند به دادگاه مراجعه نماید رأی هیأت نظارت در مورد اشتباهات ثبتی املاک ثبت شده قطعی و غیر قابل تجدیدنظر در شورای‏عالی ثبت است در خصوص اشتباهات ثبتی املاک ثبت شده هیأت نظارت جهت تسریع در کار متقاضی فهرستی از اشتباهات را قید و اختیارات خود را در این مورد به رؤسای واحدهای ثبتی تفویض نمود که در قسمت‏های قبلی اعلام شده است.
اشتباه در عملیات تفکیکی
برابر بند 6 ماده 25 اصلاحی ق - ث (رسیدگی و رفع اشتباهی که در عملیات تفکیکی رخ دهد و منتج به انتقال رسمی یا ثبت دفتر املاک شود با هیأت نظارت است مشروط بر این که رفع اشتباه مزبور خللی به حق کسی نرساند) رأی صادره از سوی هیأت نظارت در این خصوص قطعی است و قابلیت تجدیدنظر در شورای عالی ثبت را ندارد ضمناً اگر عملیات تفکیکی منجر به انتقال رسمی یا ثبت دفتر املاک نشده باشد اقدام بر طبق مقررات با اداره ثبت است و با تنظیم صورتمجلس اصلاحی پیرو صورتمجلس قبلی باید اشتباه را رفع نموده و صورتمجلس را به دفترخانه مربوطه ارسال نماید و اگر حجم اشتباهات زیاد باشد اداره ثبت می‏تواند صورتمجلس تفکیکی را از دفترخانه مسترد و ابطال و صورتمجلس تفکیکی جدید با اعمال اصلاحات به دفترخانه ارسال دارد و اگر تفکیک منتهی به تنظیم رسمی شده باشد ولی ثبت دفتر املاک نشده باشد در صورت احراز وقوع اشتباه اداره ثبت محل مورد اصلاحی را به دفترخانه اعلام و پس از تنظیم سند اصلاحی پیرو سند قبلی با حضور اشخاص ذی‏نفع اشتباه حاصله را مرتفع سازد و بعداً اداره ثبت سند مالکیت صادر می‏نماید و در این حالت چنان‏چه تنظیم سند اصلاحی میسور نباشد یا این که ملک ثبت دفتر املاک شده باشد اعم از این که نسبت به آن سند رسمی تنظیم شده باشد یا نشده باشد اتخاذ تصمیم با هیأت
نظارت است.

اشتباه در تنظیم اسناد

برابر بند 7 ماده 25 اصلاحی ق - ث (هرگاه در طرز تنظیم اسناد و تطبیق مفاد آن‏ها با قوانین اشکال و اشتباهی پیش آید رفع اشکال و اشتباه و صدور دستور لازم با هیأت نظارت خواهد بود) و برابر بند 18 ماده 3 آیین‏نامه رسیدگی اسناد مالکیت معارض (هرگاه در تنظیم اسناد و تطبیق مفاد آن‏ها با قوانین اشکال و اشتباهی پیش آمد باید ضمن ارسال رونوشت سند و ذکر صریح موارد اشکال و اشتباه موضوع به اداره کل ثبت استان گزارش تا در صورت اقتضاء برای تعیین تکلیف به هیأت نظارت گزارش شود و مرجع رفع مشکلات دفاتر اسناد رسمی قبل از تنظیم اسناد اداره کل امور اسناد و سردفتران می‏باشد رأی صادره در این مورد از سوی هیأت نظارت قابل تجدید نظر در شورای عالی ثبت است. البته در صورتی که پس از تنظیم سند در دفترخانه خلاصه معامله واصله در دفتر املاک ثبت نشده باشد در این حالت اصحاب معامله می‏توانند با تنظیم سند اصلاحی پیرو سند قبلی و توضیح موضوع اشتباه را مرتفع نمایند و احتیاج به طرح موضوع و هیأت نظارت نیست.
6 اشتباه در عملیات اجرایی
طبق بند 8 ماده 25 اصلاحی ق - ث (رسیدگی به اعتراضات اشخاص نسبت به نظریه رئیس ثبت در مورد تخلفات و اشتباهات اجرایی با هیأت نظارت است) و بند 19 ماده 3 آیین‏نامه اجرایی اسناد مالکیت معارض مقرر می‏دارد در مورد اعتراض اشخاص به نظریه رئیس ثبت نسبت به عملیات اجرایی ضمن نقل متن اعتراض و نظریه رئیس ثبت رونوشتی از گزارش رئیس یا ممیز اجرا که مستند نظریه رئیس ثبت بوده باید به هیأت نظارت فرستاده شود. هرگاه موضوع مورد اعتراض راجع به نحوه ابلاغ اجراییه باشد رونوشتی از اجرائیه و چنان‏چه مربوط به اشتباه در آگهی باشد نسخه‏ای از آگهی و اگر مستند برگی از پرونده است رونوشت آن باید ضمن گزارش ارسال گردد در صورتی که اعتراض طوری باشد که ارسال پرونده را به هیأت نظارت ایجاب نماید باید ترتیبی اتخاذ گردد که در مدتی که پرونده در هیأت نظارت مطرح رسیدگی است عملیات اجرایی متوقف نشود.
اسناد مالکیت معارض
تعریف سند مالکیت معارض:

سند مالکیت معارض سندی است که تمام یا قسمتی از سند مالکیت قبلی را در برداشته باشد و تمام یا قسمتی از یک ملک در محدوده دو سند مالکیت باشد و به عبارت دیگر همه یا قسمتی از یک ملک که در سند مالکیت مؤخر قید شده وجود خارجی ندارد و همان است که در سند مالکیت مقدم الصدور قید

شده است یعنی اگر نسبت به کل یا جزیی از ملکی دو بار سند مالکیت صادر شود یا در خصوص حقوق ارتفاقی متعارض باشند. سند مالکیت مؤخر الصدور نسبت به سند مالکیت مقدم الصدور را معارض گویند و تا وقتی که حکم نهایی دادگاه به صحت آن صادر نشده همچنان به عنوان سند مالکیت معارض تلقی می‏شود.
وظیفه اداره ثبت در مورد سند مالکیت معارض:
ادارات ثبت مکلفند به محض اطلاع از صدور اسناد معارض وجود سند مالکیت معارض (ثبت مؤخر) و همچنین سند مالکیت ثبت مقدم را به دفاتر اسناد رسمی حوزه مربوطه کتباً ابلاغ نمایند و گزارش امر را جهت اتخاذ تصمیم به هیأت نظارت ارسال دارند ممکن است اداره ثبت خود متوجه صدور سند مالکیت شود و یا این که دارنده سند مالکیت مقدم یا مؤخر این موضوع را اطلاع دهد لذا پس از اطلاع نماینده و نقشه‏بردار ثبت به محل وقوع ملک عزیمت و با توجه به حدود مندرج در پرونده ثبتی و حدود پلاک‏های مجاور نقشه پلاک را ترسیم و مقدار تعارض را در نقشه ترسیمی نمایان و جریان امر را به اداره کل ثبت استان جهت طرح در هیأت نظارت ارسال نمایند چون رسیدگی به تعارض اسناد مالکیت در صلاحیت هیأت نظارت و شورای عالی ثبت است، برابر بند 5 ماده 25 اصلاحی ق - ث رسیدگی به تعارض در اسناد مالکیت کلاً و یا بعضاً خواه نسبت به اصل ملک خواه نسبت به حدود و حقوق ارتفاقی آن با هیأت نظارت است رأی هیأت نظارت در این مورد قابل تجدیدنظر در شورای عالی ثبت است وقتی که رأی هیأت نظارت صادر و به اداره ثبت واصل شد واحد ثبتی رونوشت رأی را برای اطلاع ذی‏نفع به مدت 20 روز در تابلو اعلانات ثبت محل الصاق و چنان‏چه ظرف مدت مذکور به رأی هیأت نظارت اعتراض نشد رأی را اجرا می‏نماید و در صورت دریافت اعتراض در مدت 20 روز سوابق امر به شورای عالی ثبت ارسال می‏گردد و پس از دریافت رأی شورای عالی ثبت نسبت به پیگیری موضوع اقدام می‏نماید چنان‏چه شورای عالی ثبت و هیأت نظارت تشخیص دهند که سند مالکیت معارض صادر شده مراتب را به اداره ثبت محل وقوع ملک اعلام می‏نمایند و ثبت محل موضوع تعارض را کتباً به دارنده سند مالکیت ثبت مؤخر ابلاغ می‏نماید چنان‏چه دارنده سند مالکیت معارض با اخطاری که طبق مقررات آیین دادرسی مدنی به او ابلاغ شده است در مدت 2 ماه از تاریخ ابلاغ به دادگاه محل وقوع ملک مراجعه نکند و گواهی طرح دعوی را اخذ و به اداره ثبت محل تسلیم و رسید اخذ ننماید و دارنده سند مالکیت مقدم الصدور گواهی عدم طرح دعوی را از مراجع صالحه اخذ و در مدت مزبور به واحد ثبتی تقدیم دارد اداره ثبت بطلان سند مالکیت معارض را نسبت به مورد در ستون ملاحظات ثبت ملک قید و مراتب را به دارنده سند مزبور و دفاتر اسناد رسمی اعلام خواهد نمود و چنان‏چه سند مالکیت معارض در اختیار اداره ثبت باشد آن را باطل و ضمیمه پرونده ثبتی می‏نماید. ولی اگر دارنده سند مالکیت معارض در ظرف مدت 2 ماه به دادگاه صالحه دادخواست داده باشد و گواهی طرح دعوی را به اداره ثبت تسلیم نماید اداره ثبت تا صدور حکم نهایی دادگاه اقدامی در مورد اسناد یاد شده نمی‏نماید.
در مورد آراء قابل تجدیدنظر اگر از تاریخ الصاق رأی در تابلو اعلانات اداره ثبت ظرف 20 روز اعتراضی واصل نشد می‏توان رأی را اجرا نمود ولی چنان‏چه رأی صادره به هر علتی اجرا نشد چنان‏چه اعتراضی خارج از موعد 20 روز هم واصل گردد دیگر نباید رأی را اجرا کرد تا این که شورای عالی ثبت رسیدگی و تصمیم لازم را اتخاذ نماید، ضمناً در صورت صدور سند مالکیت معارض اداره ثبت باید از صدور سند مالکیت جدید خودداری نماید و از افراز چنین ملکی تا زمانی که رفع تعارض نشده است خودداری نماید و در خصوص این قبیل املاک هیأت‏های حل اختلاف باید برابر ماده 23 آیین‏نامه قانون اصلاح مواد 1 و 2 و 3 قانون اصلاح و حذف موادی از قانون ثبت تا وقتی که تکلیف تعارض توسط مراجع قضایی تعیین نشده از صدور رأی خودداری نمایند.

حقوق دارندگان اسناد معارض

طبق ماده 4 لایحه قانونی راجع به اشتباهات ثبتی و اسناد مالکیت معارض دارنده سند مالکیت مقدم قبل از تعیین تکلیف نهایی در دادگاه می‏تواند نسبت به مورد سند مالکیت معامله کند ولی دفاتر اسناد رسمی مکلفند در متن سند قید کنند نسبت به مورد معامله سند معارض صادر شده و مادام که تکلیف نهایی معلوم نشده به خریدار سند مالکیت جدید داده نخواهد شد و همین حکم نسبت به انتقالات بعدی هم جاری است اما دارنده سند مالکیت معارض تا هنگامی که تکلیف نهایی سند مزبور در دادگاه معلوم نشده حق هیچ گونه معامله نسبت به آن ملک ندارد ولی می‏تواند حقوق متصوره خود را به دیگری انتقال دهد.
مجازات سردفتر و دارنده سند مالکیت مؤخر
برابر ماده 6 لایحه قانون اشتباهات ثبتی و اسناد مالکیت معارض: کسی که ممنوع از معامله است اگر نسبت به ملک مزبور معامله نماید پس از صدور حکم نهایی بر بطلان سند مؤخر التاریخ و یا انقضاء مدت 2 ماه و عدم مراجعه دارنده سندی که تاریخاً مؤخر است به جریمه نقدی معادل یک برابر بهای مورد معامله محکوم خواهد شد و سردفتران اسناد رسمی هم که با وجود اخطار اداره ثبت در مورد سند مالکیت معارض اقدام به ثبت معامله نمایند به انفصال ابد از شغل سردفتری محکوم خواهند شد.

مجازات کارمند متخلف

صدور اسناد مالکیت معارض معمولاً به علت سهل انگاری و بی‏دقتی بعضی مأموران ثبت و طمع بیش از حد بعضی از مالکان می‏باشد چنان‏چه مأمور ثبت هنگام پذیرش ثبت تصرفات متقاضی را احراز نماید و وقت تحدید حدود رعایت حدود مجاوران را بنماید و از حدود مندرج در اظهارنامه خارج نشود و یا مالک در هنگام تقاضای ثبت یا ارائه حدود در وقت تحدید نسبت به معرفی ملک خود دقت نماید هیچ وقت اسناد مالکیت معارض صادر نمی‏شود نظر به این که اسناد مالکیت معارض مشکلات عدیده‏ای برای ادارات ثبت تولید می‏کند برای جلوگیری از تکرار چنین وضعی ماده 7 لایحه اشتباهات و اسناد مالکیت معارض می‏گوید: کارمندان اداره ثبت که عمل مخالف مقررات آن‏ها موجب صدور سند مالکیت معارض یا معاملات متعدد بشود در دادگاه اداری مورد تعقیب و به انفصال موقت که کمتر از 2 سال نخواهد بود و یا به انفصال ابد به تناسب موضوع محکوم می‏شود...

رسیدگی به اشتباهات در آراء هیأت‏های حل اختلاف

برابر ماده 20 آیین‏نامه قانون اصلاح مواد یک، دو و سه قانون اصلاح و حذف موادی از قانون ثبت و ماده 8 آیین‏نامه ماده 140 قانون برنامه سوم اقتصادی و اجتماعی و فرهنگی جمهوری اسلامی ایران در صورتی که معلوم شود در آراء هیأت‏های حل اختلاف به علت سهو قلم مطلبی ساقط و یا اشتباه یمنی رخ داده و یا به علت اشتباه در مبانی مستند رأی اشتباهی پیش آمده باشد، چنان‏چه رأی اجرا نشده است هیأت پس از بررسی رأی اصلاحی صادر می‏نماید در این صورت دبیر هیأت مکلف است مفاد رأی اصلاحی را در دفتر آرا ثبت نموده و شماره و تاریخ آن را در  ملاحظات رأی قبلی نیز قید و به امضاء اعضاء هیأت رسانیده و به واحد ثبتی ابلاغ نماید. در صورتی که رأی به مرحله اجرا درآمده باشد مراتب اشتباه به هیأت نظارت ثبت استان گزارش می‏شود.
کیفیت آرا هیأت نظارت
بر طبق ماده 5 آیین‏نامه رسیدگی به اسناد مالکیت معارض رأی هیأت نظارت دارای مقدمه‏ای مشتمل بر خلاصه جریان کار و بیان اشکال و موضوع اختلاف بوده و منجز و مستدل و بدون قید و شرط و ابهام صادر شود و چنان‏چه به اتفاق آراء نباشد نظر اقلیت به طور مشروح و مستدل در آن قید خواهد شد و در آن صریحاً قید شود که قطعی است یا قابل تجدیدنظر می‏باشد چون بعضی از هیأت‏های نظارت رعایت مواد فوق را ننمودند سازمان ثبت طی بخشنامه 8328/3 مورخه 19/11/58 مراتب را به کلیه هیأت‏های نظارت اعلام نمود و در بخشنامه مذکور قید شده که چنان‏چه موضوعی که در هیأت مطرح می‏شود و تکلیفی برای ادارات ثبت یا طرفین اختلاف تعیین ننماید آراء هیأت نظارت که قابل تجدید نظر هستند باید رونوشت آن را اداره ثبت تهیه و در تابلو اعلانات نصب و تاریخ الصاق در تابلو اعلانات با تمام حروف قید شود و یادآوری شود که تا 20 روز قابل تجدیدنظر است و چنان‏چه ذی‏نفع اعتراض دارد باید ظرف 20 روز اعتراض خود را به واحد ثبتی محل وقوع ملک تسلیم نماید تا پرونده جهت طرح در شورای عالی ثبت حسب مورد به اداره کل امور اسناد یا اداره کل امور املاک ارسال گردد. برابر رأی شماره 13 مورخ 28/1/78 هیأت عمومی دیوان عدالت اداری تا زمانی که آراء قابل تجدیدنظر هیأت‏های نظارت اجرا نشده‏اند در صورت وصول اعتراض قابلیت تجدیدنظر در شورای‏عالی ثبت را دارند.
شورای عالی ثبت
شورای عالی ثبت فقط در تهران تشکیل می‏شود در صورتی که هیأت نظارت در هر اداره کل ثبت استان تشکیل می‏گردد و شورای‏عالی ثبت هفته‏ای یک بار در محل سازمان ثبت باید تشکیل جلسه بدهد.

مشخصات شورای عالی ثبت

شورای عالی ثبت دارای دو شعبه است:
1- شعبه مربوط به امور املاک
2- شعبه مربوط به امور اسناد
اعضاء شورای عالی ثبت
هر شعبه شورای عالی ثبت دارای سه عضو می‏باشد. 2 نفر عضو قضایی و یک نفر عضو ثبتی؛ دو نفر عضو قضایی را رئیس قوه قضاییه انتخاب می‏نماید و باید از قضات دیوان عالی کشور باشند و عضو ثبتی شعبه امور املاک مدیرکل اداره امور املاک می‏باشد و عضو ثبتی شعبه امور اسناد مدیرکل اداره کل امور اسناد است.
صلاحیت شورای عالی ثبت
برابر تبصره 4 ماده 25 اصلاحی ق - ث آراء هیأت‏های نظارت در مورد اختلاف در تصرف و تعارض در اسناد مالکیت و اشکال و یا اشتباه در طرز تنظیم اسناد و تطبیق مفاد آن‏ها با قوانین قابل تجدیدنظر در شورای عالی ثبت می‏باشد ولی رئیس سازمان ثبت به منظور ایجاد وحدت رویه در مواردی که آراء هیأت‏های نظارت متناقض و یا خلاف قانون صادر شده باشد موضوع را برای رسیدگی و اعلام نظر به شورای عالی ثبت ارجاع می‏نماید و در صورتی که رأی هیأت نظارت به موقع اجرا گذارده نشده باشد طبق نظر شورای عالی ثبت به موقع اجرا گذارده می‏شود در مورد ایجاد وحدت رویه نظر شورای عالی ثبت برای هیأت‏های نظارت لازم الاتباع خواهد بود قبلاً گفتیم هیأت‏های نظارت باید در آراء خود قید نمایند که رأی صادره قطعی است یا قابل تجدیدنظر چنان‏چه قطعی باشد اداره ثبت باید نسبت به اجرا آن اقدام نماید و اگر قابل تجدیدنظر باشد رونوشت آن را در تابلو اعلانات الصاق و ذی‏نفع به مدت 20 روز حق اعتراض دارد و پس از وصول اعتراض سوابق امر به شورای عالی ثبت ارسال می‏گردد از هر یک از آراء هیأت نظارت باید یک نسخه به اداره دبیرخانه سازمان ثبت فرستاده شود و همچنین برابر تبصره ماده 20 آیین‏نامه قانون اصلاح مواد 1 و 2 و 3 قانون اصلاح و حذف موادی از قانون ثبت و تبصره ماده 8 آیین‏نامه ماده 140 قانون برنامه سوم توسعه اقتصادی و اجتماعی و فرهنگی مرجع تجدیدنظر نسبت به تصمیمات و آراء هیأت‏های نظارت که در مقام رسیدگی به اشتباه در آراء هیأت‏های حل اختلاف اتخاذ نموده‏اند، شورای عالی ثبت می‏باشد.
تکلیف رئیس سازمان ثبت در مورد آراء مخالف قانون و متناقض
وقتی که رئیس سازمان ثبت اطلاع یافت که در یک و یا چند هیأت نظارت در یک موضوع واحد آراء متناقض صادر شده و یا این که رأی یا آراء خلاف قانون از هیأت نظارت صادر شده اعم از این که این اطلاع از طریق واحدهای ثبتی یا ادارات کل ثبت داده شود و رئیس سازمان هم رأی را مخالف قانون تشخیص دهد در این موارد مکلف است جهت ایجاد وحدت رویه موضوع را به شورای عالی ثبت ارجاع نماید و رأی وحدت رویه باید به کلیه هیأت‏های نظارت ابلاغ گردد و برای همگی هیأت‏های نظارت لازم الاتباع است و آراء وحدت رویه باید در روزنامه رسمی منتشر گردد و عند الاقتضاء در هفته‏نامه دادگستری درج و در آخر هر سال مجموع آن‏ها از طرف سازمان ثبت چاپ و منتشر شود.
 
برگرفته از: مؤسسه حقوقی هامون